Director d'oficina: qui és i què fa?

En els negocis moderns, cap empresa amb oficina pot prescindir de la feina d'un director d'oficina. Aquesta posició implica administrar i gestionar el flux de treball d'oficina d'una organització.

Bàsicament, un gerent d'oficina ho és aquell enllaç informatiu i de referència on conflueixen i es resolen tots els moments de treball de l'empresa. Interacciona entre el cap i els subordinats, informa els empleats habituals sobre els documents signats pel cap, interactua amb els clients de l'empresa, supervisa la correspondència, supervisa el rendiment de l'empresa i proporciona a l'oficina una oficina, realitza instruccions directes del director i dels seus adjunts. .

El gerent d'oficina és un empleat que ofereix a tota l'oficina un flux de treball complet. La descripció de la professió us ajudarà a entendre millor l'essència de la feina.

Segons el classificador de professions de coll blau i càrrecs dels empleats, la professió d'un gerent d'oficina i les seves funcions difereixen significativament de la professió de secretari. Un gerent d'oficina és, en primer lloc, un organitzador de l'espai d'oficines de l'empresa, un gerent i un administrador en una sola persona. La professió de secretari implica la seva subordinació a una persona concreta (director, sotsdirectors, alts directius) i dirigir només els seus assumptes.

El responsable de l'oficina controla tota la feina actual de l'oficina, principalment la paperassa. Monitors ininterromputs treball d'equips d'oficina, ofereix als empleats de l'empresa papereria, amb el temps posa en coneixement dels empleats ordres, ordres i anuncis a l'oficina, emesos pel responsable, accepta trucades telefòniques entrants, si cal, porta un calendari de reunions i viatges del director. En aquest cas, la vacant s'anomena "cap d'oficina amb funcions de secretaria".

Atès que la feina d'un cap d'oficina inclou accions organitzatives, informatives i administratives, les seves responsabilitats laborals inclouen determinades tasques funcionals. Precisament aquí és on rau l'ocupació i l'essència de l'activitat del cap d'oficina, que ha de:

• preparar el treball d'oficina per a una nova jornada laboral: comprovar el funcionament dels telèfons, els ordinadors i els equips d'oficina, la disponibilitat de consumibles (paper, cartutxos d'impressora recarregats);
• controlar, mantenir la neteja a les instal·lacions d'oficines, compliment de les normes sanitàries (il·luminació total, ventilació, condicions de temperatura a les instal·lacions), comprovar el funcionament dels sistemes dividits;
• comprar material de papereria a temps i proporcionar-los els treballadors d'oficina a temps;
• demanar aigua potable, detergents, paper higiènic, tovallons;
• controlar el flux de documents actual: preparar els documents necessaris, informes, materials de treball necessaris per al treball complet de l'oficina, resoldre altres moments i tasques de treball;
• supervisar diàriament el treball del conductor i del missatger;
• segons les instruccions del cap, el gerent de l'oficina és responsable de la distribució de les tasques entre els empleats, estableix tasques per a ells, posa a la seva atenció la informació de treball necessària, determina el nivell de la seva responsabilitat, analitza l'eficàcia del resultat;
• calcular i estimar els costos financers mensuals per al manteniment de l'oficina, supervisar la seva implantació;
• mantenir un full de temps, el nombre de dies i hores treballades per cada empleat dins d'un mes natural, transferir oportunament el full de temps al departament de comptabilitat per a la nòmina;
• controlar el compliment de la disciplina laboral: sobre el fet d'arribar tard, l'abandonament anticipat del treball, l'absentisme dels empleats, avisar la direcció de l'empresa, mantenir un registre de les infraccions i l'incompliment del codi de vestimenta;
• organitzar reunions, registrar i ajudar els visitants a resoldre les seves preguntes.

Les principals competències d'un director d'oficina inclouen la preparació i la realització de negociacions, reunions, reunions:

• ha de dur a terme la preparació de tots els materials necessaris, vetllar per l'assistència de totes les persones interessades als actes, portar l'acta de la reunió;
• mantenir correspondència amb clients i socis de l'empresa, enviar materials;
• treballar amb correspondència d'oficina entrant i sortint, registrar-lo, dedicar-se a l'enviament;
• oferir assistència i assistència als empleats en la resolució de conflictes i situacions discutibles;
• coordinar el treball d'oficina al final de la jornada laboral, comprovar la desconnexió de l'equip d'oficina, la il·luminació, els sistemes split, els aparells d'aire condicionat;
• en alguns casos, el responsable de l'oficina és responsable de trobar i contractar nous empleats (col·loca informació sobre les vacants necessàries en llocs especials, consulta el currículum, selecciona prèviament els sol·licitants, realitza una entrevista);
• informa els clients potencials per escrit o per telèfon sobre el cost dels béns i serveis segons la llista de preus;
• assessora sobre la ubicació dels departaments de l'empresa, les seves funcions;
• manté una base de clients empreses;
• realitza les tasques de manteniment del lloc, col·locar anuncis sobre béns i serveis, demanar records, imprimir, distribuir material informatiu.

Per convertir-se en gerent d'oficina, un candidat ha de tenir les habilitats clau necessàries per fer la feina, així com tenir certes qualitats personals i professionals.

Les qualitats personals d'una persona són els components biològics i socials que conformen la seva personalitat. Components biològics una persona rep de la natura, els seus pares i avantpassats en forma d'un determinat conjunt de gens. Component social - aquest és l'entorn social en què una persona va créixer i es va criar.

Tots dos components configuren el caràcter i la personalitat, dotant l'individu de certes qualitats, tant bones com negatives. En reunir tots els trets de personalitat d'una persona, podeu obtenir un retrat psicològic objectiu i fiable.

Els trets de personalitat positius inclouen trets de caràcter com:

• honestedat;
• perseverança per assolir l'objectiu marcat;
• atenció;
• autodisciplina;
• responsabilitat i organització;
• treball dur, perseverança;
• noblesa interior;
• objectivitat;
• sociabilitat, educació, actitud amistosa cap a les persones;
• compostura, dedicació, atenció, puntualitat;
• lliure de conflictes, capacitat per resoldre situacions polèmiques entre empleats, optimisme i positivitat en tot;
• rapidesa, enginy ràpid, servicialitat;
• activitat, ambició.

Darrere de cadascun d'aquests trets de personalitat hi ha l'educació psicològica i emocional d'una persona, la seva herència, l'entorn social en què va créixer.

Els trets negatius de la personalitat inclouen:

• falta de muntatge, desatenció;
• visió depressiva de la vida, manca d'optimisme;
• incapacitat per recollir pensaments a temps i resoldre constantment les tasques assignades;
• caràcter agressiu;
• tendència a la xafarderia i la intriga.

Les qualitats empresarials d'una persona són la seva capacitat per realitzar determinades tasques i funcions laborals.

Per les qualitats empresarials, es pot jutjar amb quina eficàcia el sol·licitant serà capaç d'organitzar el seu procés de treball, com de bé realitzarà les tasques laborals que se li assignen. Per gestionar amb èxit una oficina, un sol·licitant ha de tenir, a més de coneixements i habilitats, determinades qualitats empresarials, que inclouen:

• educació, nivell d'habilitat;
• experiència laboral;
• aprenentatge ràpid, adaptació a noves condicions;
• rigor envers un mateix i els altres;
• la capacitat de treballar en un entorn multitasca, resoldre simultàniament diversos problemes alhora;
• el pensament analític, la capacitat de pensar amb flexibilitat i fora de la caixa, extreure conclusions correctes, generalitzar;
• visió per als negocis;
• habilitats de lideratge;
• voluntat de fer hores extraordinàries;
• habilitats oratòries, habilitats de diplomàcia i de persuasió;
• habilitats de comunicació empresarial.

Les qualitats professionals d'una persona són una combinació de qualitats personals i empresarials, més totes les competències que ha adquirit al llarg de la seva carrera. En la seva activitat professional, un director d'oficina ha de:

• tenir certs coneixements, habilitats i habilitats en el camp gestió d'oficines;
• professionalment aplicar els teus coneixements i habilitats a la pràctica;
• poder treballar amb documents, conèixer els principis d'organització del flux de documents, les regles per crear un arxiu;
• ser un usuari d'ordinador confiat i altres equips d'oficina;
• conèixer a fons el procés de flux de treball, treballar amb el correu entrant i sortint, conèixer les normes per registrar-lo, portar puntualment les resolucions del cap a les divisions estructurals, controlar els terminis d'execució dels documents signats pels empleats de l'empresa, enviar la correspondència de sortida per correu o missatgeria;
• tenir habilitats de gestió administrativa;
• poder escriure ràpidament, conèixer els principis i les normes per a l'elaboració de determinats documents (ordres, ordres, instruccions, decrets);
• disposar ràpidament dels coneixements útils (contactes dels serveis d'emergència, electricista, fontaneria, servei de lliurament de dinars);
• saber llengües estrangeres (no sempre), encara que en algunes empreses el coneixement d'una determinada llengua estrangera és la condició principal per al candidat, i en aquest cas el responsable de l'oficina ha de parlar, llegir i escriure amb fluïdesa en una llengua estrangera;
• poder parlar i escriure de manera competent, expressa els teus pensaments en un bon llenguatge literari;
• propi habilitats d'etiqueta empresarial.

Cap institució d'ensenyament superior no imparteix la professió de gerent d'oficina. Pots cursar formació i rebre un diploma o un certificat de formació professional en centres de formació pressupostaris o privats, col·legis.

A les grans empreses, per regla general, volen veure un especialista en aquesta posició només amb estudis superiors, les petites empreses poden contractar per a aquest lloc un empleat amb estudis secundaris o secundaris especialitzats.

El principal a què presta atenció qualsevol empresari és experiència laboral en aquest lloc, nivell d'informàtica, coneixements d'equips d'oficina i capacitat per treballar-hi, coneixement dels fonaments bàsics del treball d'oficina i l'arxiu, Coneixement de llengües estrangeres.

Per escriure correctament un currículum i obtenir la cobejada posició, cal amb detall, però sincerament indiqueu tota la informació sobre vosaltres mateixos: qualitats personals, professionals, empresarials, experiència laboral en una posició similar, nivell d'estudis.

El nivell de salaris esperats deixarà clar a l'empresari què pot oferir i què sol·licita el candidat.

No doneu informació falsa sobre experiència laboral, formació - tot això es pot comprovar fàcilment, en aquest cas la vacant del sol·licitant quedarà indisponible, simplement se li denegarà.

Tenir una foto és un moment positiu per a un candidat, l'empresari ha de saber quin currículum s'està considerant. El responsable de l'oficina és la cara de l'empresa, i l'empresari no és indiferent a qui la representarà.

Assegureu-vos d'indicar el nivell de la vostra formació, sovint l'empresari per a aquesta posició pren un especialista amb una formació superior econòmica, jurídica, psicològica o filològica.

Aquesta informació serà útil per a l'empresari.

Quan escriviu el vostre currículum, ateneu-vos a la seva estructura:

• informació personal - nom, edat, contactes;
• personals - la secció es considera opcional, però és millor omplir-la;
• habilitats i habilitats bàsiques - indiqueu quins programes d'oficina teniu, enumera tots els cursos d'actualització, seminaris, formacions i altres entrenaments addicionals que hàgiu realitzat;
• experiència laboral - Enumereu totes les vostres pràctiques, pràctiques, projectes finalitzats, programes de voluntariat, en ordre cronològic, indiqueu les empreses on vau treballar abans, educació i formació (reflecteix tots els programes i direccions educatius en què us vau graduar);
• recomanacions - En aquesta secció, indiqueu els noms i contactes de les persones que us poden recomanar a un nou ocupador i doneu un comentari positiu sobre vosaltres.

Si un sol·licitant sense experiència laboral sol·licita la posició de director d'oficina, seria millor no incloure aquesta secció al currículum. No cal mostrar a l'empresari la manca de coneixements i habilitats. En aquest cas, és millor descriure les vostres qualitats personals i empresarials, quin tipus d'educació teniu bàsica i addicional (seminaris, formacions).

Com a experiència laboral, es pot indicar pràctica industrial, pràctiques prèvies al diploma, habilitats en l'organització d'esdeveniments concrets, participació en olimpíades, congressos, concursos, i tot tipus de proves. Si teniu èxits i èxits directament relacionats amb el treball futur, assegureu-vos d'indicar aquesta informació al vostre currículum.