Secretaria-mecanògrafa de professió

Les màquines d'escriure van desaparèixer de l'ús i van anar al museu, però la necessitat d'una persona que reculli documents, els posi a les carpetes adequades, es reuneix amb els visitants i respon a les trucades telefòniques no ha anat enlloc. A l'article us parlarem de la professió de "secretari-mecanògraf" al món modern: les seves característiques, requisits i on es necessiten aquests especialistes avui dia.

Un secretari mecanògraf és un dels llocs de secretaria junior. Tot i que avui aquest especialista ja no treballa amb una màquina d'escriure, sinó amb un ordinador, el nom es va mantenir no només per tradició, sinó també per emfatitzar el caràcter escènic de l'obra. (en contrast amb els càrrecs administratius i de secretaria d'un rang superior: subdirector, secretari-ajudant, secretari, director d'oficina).

La informació sobre la professió i les tasques realitzades es troben en dos documents:

• "Llibre de referència de qualificació unificat de llocs de directius, especialistes i altres empleats" - abreujat com a EKS (anteriorment anomenat ETKS);
• estàndard professional "Especialista en gestió organitzativa i documental de l'organització".

La prioritat d'aplicació és l'estàndard professional. S'adapta a les especificitats del mercat modern, conté una descripció més completa i detallada de les funcions laborals.

La norma professional classifica el càrrec de secretari-mecanògraf al 3r nivell de qualificació - és a dir, les seves funcions impliquen el control del treball per part d'un especialista sènior, un mínim de decisions independents i funcions directives.

La tasca principal del secretari-mecanògraf és un conjunt de textos i documents, reproducció i sistematització de la informació segons una plantilla. (escanejar, copiar, tornar a escriure documents, omplir formularis normalitzats, ordenar la correspondència, registrar documents entrants i sortints).

Com qualsevol professió, la professió de secretari mecanògraf té les seves pròpies característiques:

• el treball es caracteritza per un caràcter força estressant, mentre que l'empleat ha de ser capaç de realitzar un treball monòton de mecanografia, i comunicar-se amb la gent, ser la cara i la veu de l'empresa.
• no hi ha una llista rígida de deures: el secretari realitza diverses ordres del cap;
• aquesta posició és un excel·lent inici per a una carrera i una oportunitat d'adquirir experiència útil per a un futur gerent;
• la feina es considera femenina (això es reflecteix fins i tot en el títol), tot i que els secretaris masculins no són menys demandats;
• l'habilitat principal és construir correctament les relacions amb l'equip, i no a la velocitat d'escriure.

Sobre la base dels requisits generals de la norma professional, a cada organització s'elabora una descripció interna del lloc de treball, el document principal que regula els drets i les obligacions de l'empleat.

És en aquest document on es determina la llista de funcions que realitza un empleat en una organització concreta. En una instrucció típica, la funcionalitat només pot repetir les disposicions corresponents de l'estàndard (abans la secció "Responsabilitats" sovint es copiava completament del CEN). Normalment, les instruccions tenen els punts següents:

• imprimeix diversos materials en la direcció del capçal;
• organitza converses telefòniques del cap.

Si cal, els elements es poden especificar, especificar i l'abast de les responsabilitats es pot ampliar o reduir en comparació amb l'estàndard, si les particularitats de l'organització ho requereixen. Per exemple, per a la secretària-mecanògrafa de l'escola, es pot indicar punts que organitza l'expedició de certificats que confirmen el treball o els estudis a l'escola, porta un registre d'alumnes. I en una empresa comercial, aquestes poden ser disposicions sobre portar un registre de viatges de missatgers i emetre els certificats pertinents.

La norma professional estableix els requisits mínims per al nomenament d'un secretari-mecanògraf; per a això, n'hi ha prou amb una educació secundària completa.

Els cursos especialitzats seran un avantatge afegit. A més, ni el CEN ni l'estàndard professional limiten de cap manera els requisits per al certificat de superació d'aquests cursos. Per tant, pots escollir qualsevol programa de formació per a secretaries d'entre una gran llista de propostes de centres de formació públics i privats.

Tot i que la mecanògrafa secretària no requereix formació seriosa i coneixements acadèmics, necessita un gran conjunt d'habilitats pràctiques:

• habilitats informàtiques segures, coneixements de programes d'oficina, capacitat de treballar amb equips d'oficina, alfabetització, velocitat d'escriptura ràpida;
• la capacitat de treballar amb documentació en el marc de la seva competència: conèixer les regles per a l'elaboració de documents estàndard, cartes de servei, normes per classificar i registrar correspondència i altres documents;
• habilitats de comunicació desenvolupades, la capacitat d'establir relacions amb socis, clients, empleats, coneixements d'ètica i etiqueta de la comunicació empresarial, regles per treballar amb dades confidencials i de propietat;
• coneixement de la normativa que regula el treball.

Un especialista ha de tenir no només habilitats professionals, sinó també certes qualitats personals: ha de ser confiat, educat, emocionalment estable, ser capaç de navegar ràpidament per la situació, resoldre conflictes, treballar tant en mode multitasca com en mode de treball rutinari, tenir una alta autoorganització, atenció, responsabilitat.

Anteriorment, les secretàries mecanògrafes treballaven a les oficines de màquines. Avui la feina d'aquest especialista és la més demandada a les organitzacions següents:

• a l'estat, les estructures administratives;
• a les institucions educatives (escola, universitat, universitat);
• en despatxos d'advocats, advocats privats, notaris;
• als arxius.

Així mateix, es pot obrir una vacant en qualsevol altra organització. Al mateix temps, a les empreses privades, el càrrec es pot denominar no només el secretari-mecanògraf, sinó també el secretari-administrador, el secretari de recepció, el secretari.