Resum

Consells per escriure un currículum de secretaria

Contingut

Què fa un especialista?
Estructura
Què no cal especificar?
Com escriure una carta de presentació?
Mostres

El secretari d'empresa assumeix la tasca d'organitzar les activitats del col·lectiu laboral i, en particular, del responsable de l'empresa. Es tracta d'un assistent del cap de l'empresa, per tant, s'imposen requisits força estrictes als candidats a aquesta vacant. Anem a detenir-nos amb més detall en les qüestions d'elaboració d'un currículum satisfactori per sol·licitar una plaça de secretari.

Què fa un especialista?

La feina de qualsevol secretari requereix l'habilitat per canviar ràpidament d'un tipus d'activitat laboral a una altra. Aquesta persona realitza diferents tasques, però totes elles estan destinades a ajudar a la primera persona de l'empresa en el seu treball, així com a estalviar-li el seu temps laboral i personal. Tradicionalment, les funcions laborals d'aquest especialista inclouen el treball d'oficina, el treball amb un telèfon, minicentral telefònic automàtic i equips d'oficina, redistribució de trucades, així com organitzar reunions, viatges de negocis i algun altre treball.

Recepcionista s'encarrega de la recepció inicial de clients i visitants, la comunicació per telèfon, la recepció de faxs, així com el servei de suport per a les negociacions del responsable.
Les responsabilitats laborals de l'administrador inclou l'organització de la interacció més eficaç dels empleats de l'empresa, el manteniment de l'ordre a l'espai d'oficina, el servei d'equips d'oficina, el subministrament a l'oficina de l'empresa de tota la papereria i articles per a la llar necessaris.
Les tasques d'un assistent personal són lleugerament diferents. Aquest especialista sempre està al corrent dels propers esdeveniments.Sobre les seves espatlles recau sobre les seves espatlles la programació de les reunions de treball del cap, el compliment dels seus encàrrecs personals i moltes altres tasques, que se solen negociar en cada cas individualment.
Secretari judicial generalment adscrit a un jutge: aquest empleat participa a les sessions judicials i realitza tota la feina documental necessària. El secretari judicial es dedica a arxivar documents, traslladar materials a l'oficina, conservar l'acta de la sessió judicial, així com enviar citacions. Els requisits per a aquest càrrec són molt elevats: el treballador ha de tenir una formació jurídica superior i una experiència professional d'almenys 2 anys.
Secretaria de premsa supervisa els temes de presentació de la marca, interactua amb els mitjans de comunicació, recopila una selecció de notícies rellevants. L'assistent personal accepta tota la correspondència, prepara tots els documents comercials per a la primera persona de l'empresa, recopila informació d'una manera o altra relacionada amb la presa de decisions importants i també realitza ordres puntuals del cap.

També hi ha una especificitat en les activitats d'un auxiliar notari, un secretari-traductor, així com un empleat de la unitat educativa de l'escola.

Estructura

Qualsevol currículum consta de diversos blocs. A continuació es mostren recomanacions sobre què indicar en cadascuna d'elles per al futur secretari.

Responsabilitats

En una versió ampliada, la llista de tasques laborals de qualsevol secretari és la següent:

recepció de cartes i sol·licituds entrants, la seva redistribució, transferència a les persones responsables;
acceptació de la documentació per a la signatura del cap;
respondre les trucades telefòniques entrants i reenviar-les;
organització de negociacions comercials per al cap;
preparació de recursos, cartes i altres documents a petició del cap;
preparació de reunions i reunions de treball, recollint els materials necessaris, notificant a tots els participants de l'acte el lloc i hora de la seva celebració, finalitzant les actes de les reunions;
prestació de serveis per organitzar una reunió dels convidats del cap;
control sobre l'execució de les ordres de l'administració per part dels treballadors de l'empresa;
dotar a l'administració de l'empresa del material d'oficina, material d'oficina i altres mitjans necessaris per al treball, contribuint a la bona feina del personal;
recepció de visitants;
manteniment de l'arxiu de l'empresa;
organització de viatges de negocis per a la primera persona de l'empresa: compra de bitllets, així com reserva d'habitacions d'hotel;
execució d'altres ordres.

Si sol·liciteu la plaça de secretari adjunt, estigueu preparats perquè la llista de tasques es complementi amb la verificació de documents, la preparació de revisions analítiques, la recollida de materials per als informes i els discursos.

Habilitats

Un candidat seleccionat per al càrrec de secretari ha de tenir les competències següents, que es poden indicar al currículum:

feina d'oficina;
mantenir converses telefòniques;
reunió i consulta inicial de clients;
mantenir la vida de l'oficina;
tramitació de la correspondència;
organització d'esdeveniments i reunions d'empresa;
gestió del temps del cap;
coneixements d'equips d'oficina i programes de PC d'oficina.

Quines competències tenen prioritat depèn de l'àmbit d'activitat de l'empresa... Per exemple, si necessiteu una secretària d'un centre mèdic, difícilment necessitareu un coneixement profund del treball d'oficina i el flux de treball, és poc probable que necessiteu la capacitat d'elaborar documents per obtenir un visat. Aquesta posició requereix la capacitat de comunicar-se amb els clients, coneixements bàsics de la ciència mèdica, la capacitat de comunicar-se per telèfon en grans volums.

Assoliments

Els èxits professionals són importants per a qualsevol empresari, entre els més significatius solen estar els següents:

optimització del flux de treball de l'empresa;
crear un clima de treball òptim a l'oficina;
organització d'un sistema d'interacció entre departaments;
Suport en viatges;
coordinar les activitats de missatgeria i serveis de neteja.

Qualitats professionals i personals

Un secretari competent ha de tenir qualitats tan importants com:

obertura a la comunicació;
responsabilitat i enfocament en els resultats;
posició de vida activa;
capacitat per realitzar tasques en un entorn multitasca;
la capacitat de canviar ràpidament d'una activitat a una altra;
manca de mals hàbits;
tolerància a l'estrès;
precisió i escrupolositat;
la voluntat de portar el que s'ha començat fins al final;
decència;
la capacitat de treballar amb informació personal;
Llenguatge oral i escrit correcte;
bon coneixement de l'etiqueta empresarial;
la capacitat d'actuar en equip.

experiència laboral

Si ja heu treballat com a secretari, no us serà difícil descriure la vostra experiència laboral. Serà molt més difícil per als sol·licitants que busquen feina en aquesta especialitat per primera vegada. Tanmateix, la manca d'experiència no és un motiu per molestar-se, sempre podeu destacar les habilitats clau que posseïu.

Per exemple, podeu especificar:

domini de l'anglès i el castellà;
possessió de tots els programes bàsics d'oficina;
coneixements d'equips d'oficina;
Escriptura tàctil amb 10 dits (300 caràcters per minut).

Sempre heu de destacar les vostres "cartes de triunfo": això permetrà a l'empresari veure on sou fort i interessar-se per la vostra candidatura.

Educació

Per poder optar al lloc de secretari adjunt en una empresa de bona reputació, cal tenir una educació superior. No obstant això, el compliment eficaç de les funcions sovint requereix cursos i formacions addicionals en treball d'oficina, arxiu, així com formació en treball amb equips d'oficina... A les oficines més petites, les secretaries solen exercir les funcions d'un advocat associat o portar registres comptables. En aquest cas, respectivament, necessitareu una formació jurídica o econòmica.

A l'hora de sol·licitar la plaça de secretari-administrador i recepcionista no és imprescindible la presència d'una formació superior.

Què no cal especificar?

Anem una mica més en allò que no cal indicar al currículum.

Aficions i aficions... No cal descriure detalladament com us agrada fer créixer flors/teixir/brodar per si la vostra futura activitat no té res a veure amb això.
Tota l'experiència laboral disponible. Moltes persones comencen la seva carrera amb llocs com ara venedor, conserge o netejador. Si portes més de 10 anys treballant, n'hi haurà prou amb quedar-te en 2-3 places en una especialitat similar.
El secretari ha de tenir un aspecte agradable, per això és aconsellable adjuntar una fotografia al currículum. No obstant això, aquí no es permeten connotacions sexuals; limiteu-vos a una foto d'identitat estricta. Les imatges en banyador o en un restaurant poden reproduir-se incorrectament.

Com escriure una carta de presentació?

Una carta de presentació és opcional, però, tanmateix, farà una bona impressió a un possible ocupador. No val la pena repetir-hi tot el que hi ha escrit en el propi currículum. Aquí heu d'indicar el vostre interès per la vacant i destacar breument la presència d'habilitats i competències bàsiques.per ajudar-te a complir amb les teves obligacions professionals.

Al final de la carta, agraïm el vostre interès i expresseu la vostra sincera esperança de resposta.