Tipus i fases principals de la comunicació empresarial

La comunicació empresarial és una part integral de la vida de la societat moderna. Cada dia a la feina, les persones amb un determinat estatus i que ocupen una posició determinada recorren a diversos tipus d'aquest i observen estrictament les normes públiques i privades de l'etiqueta empresarial. La comunicació empresarial correctament estructurada conduirà fins i tot a un gerent novell a assolir l'objectiu amb èxit.

Darrere del concepte de comunicació empresarial hi ha un tipus de comunicació, la finalitat de la qual no és el procés de negociació en si, sinó la solució d'un problema concret o l'assoliment d'un objectiu concret, que és vinculant per a tots els participants en la conversa i es troba fora. el propi procés de comunicació.

Aquest tipus de comunicació es diferencia d'altres tipus per la presència de les circumstàncies següents:

• la finalitat, els motius o l'activitat han de ser comuns per a tots els interlocutors;
• els negociadors es troben en un interval espai-temps comú: les comunicacions empresarials poden tenir lloc en qualsevol organització, grup o equip;
• tots els participants en aquest procés estan interconnectats, els rols socials es distribueixen clarament entre ells i es construeix una jerarquia de comunicació;
• la comunicació en aquest context té unes normatives estrictes que han de complir tots els participants, independentment de l'estatus: les normes de comportament en un entorn de treball són l'etiqueta empresarial.

Les regles bàsiques de l'etiqueta empresarial inclouen les següents:

• Els interlocutors empresarials ho haurien de fer Adherir-se a un estil de comunicació determinat, formular el seu pensament de manera clara i concisa, donar arguments de pes a favor del seu punt de vista i ser capaç d'escoltar i escoltar l'interlocutor. Això us ajudarà a tenir una conversa productiva sense prendre temps innecessari als empresaris.
• Amb aquesta comunicació, els participants en la conversa ha de ser el més educat possible... Les reunions de negocis estan perseguint algun tipus de benefici, així que de vegades t'has de comunicar amb gent poc agradable.
• Paraules comprensibles i frases senzilles són inherents a aquest estil. Expressat en termes complexos i paraules estrangeres, podeu enganyar una persona o fins i tot ofendre-la. Al seu torn, això interferirà amb l'assoliment de l'objectiu establert.

La comunicació empresarial té tres funcions principals que tenen diferents objectius finals i principis d'impacte humà:

• Informació i comunicació la funció implica la recollida i formació d'informació específica per part dels participants en la conversa, així com l'intercanvi de coneixements acumulats en el procés de negociacions.
• Regulatòria i comunicativa la funció està dirigida a corregir el comportament dels participants en la comunicació. Durant la comunicació corporativa, el subjecte regula no només el seu propi model de comportament, sinó també els altres participants en la conversa. Per dur a terme aquesta funció, són adequats els mètodes següents: persuasió o suggeriment en el marc de l'etiqueta de la parla, còpia del comportament.
• Eficaçment comunicatiu la funció està directament relacionada amb els aspectes emocionals dels subjectes de comunicació.

Tots els tipus de comunicació empresarial existents es classifiquen segons molts paràmetres. Considerem els més populars entre els existents.

Segons el mètode d'intercanvi d'informació, es distingeixen la comunicació empresarial oral i escrita:

1. Els tipus escrits de comunicació empresarial inclouen tot tipus de documents oficials. Pot ser un informe de referència, una nota explicativa, informes i actes de reunions, cartes comercials, una declaració, un estatut intern d'una empresa, un acte de cancel·lació, una comanda, una indicació per escrit, una descripció del lloc de treball i molt més. . Qualsevol document oficial amb signatures o segells és objecte de comunicació empresarial.
2. Les negociacions, reunions, reunions, converses empresarials, informes, reunions de planificació es poden atribuir al tipus de comunicació empresarial oral.

Pel que fa a la interacció entre els participants, hi ha tipus directes i indirectes de comunicació empresarial:

• La comunicació directa implica negociacions entre socis sense l'ús de fons addicionals, és a dir, els interlocutors estan a la mateixa sala i es comuniquen cara a cara.
• El contacte indirecte es produeix amb l'ús de mitjans moderns de comunicació: telèfon, correu electrònic, comunicació de vídeo.
• La comunicació remota us permet resoldre ràpidament alguns problemes entre socis de diferents països. Però l'experiència demostra que les converses cara a cara són les més productives.

Una altra classificació implica la divisió dels tipus de comunicacions empresarials en comunicació verbal i no verbal:

1. La comunicació verbal implica la interacció entre persones mitjançant la parla humana. Amb l'ajuda dels sistemes lingüístics i en funció de les intencions d'una persona, es formen textos de parla. Poden ser tant escrites com orals.
2. La interacció no verbal entre persones es produeix sense l'ús de la parla. El mitjà d'aquesta comunicació és la manifestació externa de sentiments i emocions: llenguatge de signes, expressions facials, mirada i habilitats motrius corporals. Els uneix un concepte comú: la cinètica.

A més dels tipus, també hi ha formes de comunicació empresarial, es divideixen en monològics i dialògics.

1. El primer grup inclou formes de comunicació amb un participant: informe, apel·lació, discurs de benvinguda, publicitat. En aquest cas, una persona actua com a orador i transmet alguna informació a l'oient. Ha d'entendre clarament de què parla i ser capaç d'expressar clarament els seus pensaments.
2. Les formes de diàleg pressuposen la presència de dos o més participants.

Les negociacions són una forma adequada de comunicació quan es discuteixen els temes més importants i són:

• vertical - amb autoritats superiors;
• horitzontal - dins de l'organització;
• no autoritzat, és a dir, no planificat, realitzat després de l'escola;
• al més alt nivell: només es reuneixen persones amb la condició de caps d'empreses interessades;
• a la taula ampliada: una reunió de grups de treball o comissions especialment designades.

La conversa, entre altres formes, té el caràcter més informal i simplificat. interaccions en un entorn laboral. Aquest formulari inclou qualsevol contacte a la feina dissenyat per resoldre un problema. No tothom té el do de mantenir una conversa casual amb els seus superiors en el moment adequat i conduir-los amb tacte a la solució dels problemes d'interès.

La discussió o la disputa és la manera de resoldre el problema comparant punts de vista diferents, sovint oposats. El resultat d'una discussió productiva és l'adopció d'una única decisió de comú acord de les parts després d'escoltar al seu torn tots els aspectes positius i negatius. Aquesta forma de comunicació té el color emocional més viu, però en els cercles empresarials és costum seguir algunes regles. Els opositors no haurien de parlar durant molt de temps, interrompre's els uns als altres.

És habitual dividir el procés d'una conversa empresarial des del seu inici fins a l'assoliment d'un objectiu establert en determinades etapes o fases.

Considerem cadascun d'ells amb més detall.

• Preparant una cita. En aquesta etapa, és molt important esbossar un pla per a la propera conversa, per definir clarament el ventall de tasques necessàries per resoldre problemes. Per endavant, val la pena fer consultes sobre l'interlocutor, a partir de les quals triar la tàctica de la conversa i els arguments necessaris. De fet, el resultat de la reunió depèn de la importància de la reunió.
• Marca de lloc i hora per a les negociacions. La definició d'aquest paràmetre depèn del paper dels interlocutors. Normalment les coordenades de les negociacions les fixa l'interlocutor superior. Si la reunió és en condicions d'igualtat, els participants poden acordar mútuament.

• Configuració i contacte amb l'interlocutor. Aquesta fase, per la seva finalitat funcional, és l'inici de les negociacions. Sovint, la primera mirada o la paraula de l'interlocutor afegeix una actitud subconscient cap a ell i influeix en el desig de continuar la conversa. Durant l'establiment del contacte, és important guanyar-se l'interlocutor tan aviat com sigui possible i completar l'etapa establint un contacte psicològic, el moment en què tots els participants de la comunicació estan preparats per arribar al punt.
• Identificació del problema i intercanvi d'informació disponible. En aquesta fase, és important expressar totes les preguntes d'interès, indicar la direcció de la conversa, donar una comprensió general del problema.
• Arguments a favor de la solució proposada... La fase d'argumentació està estretament interconnectada amb l'etapa anterior i flueix sense problemes. Durant aquest període, és molt important tenir en compte tots els aspectes positius de la seva visió de resoldre el problema, aplicar habilitats de persuasió, sobretot si l'interlocutor s'adhereix a un punt de vista diferent.
• Contraarguments. En aquesta fase, s'escolta els contraarguments de l'interlocutor, que potser no sempre està d'acord. És important escoltar amb atenció i tranquil·litat a l'interlocutor, per entendre l'essència de la seva posició. Les preguntes orientatives us ajudaran a entendre si l'objecció està relacionada amb la manca d'informació proporcionada.
• Trobar un compromís en resoldre el problema. En el procés de plantejament alternatiu d'arguments i propostes, es fa la recerca d'una solució que s'adapti a totes les parts de la negociació.
• Presa de decisions. Aquesta etapa significa l'acord de totes les parts amb una única posició, arribant a un denominador comú.

• Fixació de resultats. Totes les reunions de negocis finalitzen amb la signatura d'una confirmació escrita d'una decisió conjunta.L'acord és un reflex del fet que la reunió té un resultat final acceptable per a tots.
• Finalitzar el contacte. Després de parlar de temes importants, cal poder separar-se correctament dels interlocutors, potser deixar una targeta de visita o demanar dades de contacte als socis.
• Anàlisi els resultats obtinguts. Aquesta fase és definitiva. Està dissenyat per mostrar com la decisió presa va ser correcta i rendible per als participants de la conversa.

La clau per a un negoci reeixit és una comunicació empresarial ben estructurada amb els vostres clients i socis. Per aconseguir-ho, cal tenir en compte alguns matisos.

• Sempre has de mantenir la situació sota control. La mostra d'emocions i sentiments és inadequada en un entorn empresarial. Els sentiments de por i inseguretat poden interferir en la presa de decisions, i els sentiments de llàstima provocats per la manipulació de l'interlocutor poden portar a la signatura d'un contracte no rendible. La manifestació d'incontinència i agressivitat durant els tipus de comunicació dialògics, com ara la discussió, és inacceptable. Amb una parella desequilibrada i sempre dubtant, gairebé ningú vol tractar.
• Capacitat d'anticipar-se als desitjos del client - Un altre component important de la gestió empresarial d'èxit, perquè en qualsevol negoci totes les activitats de l'empresa estan orientades a satisfer les necessitats del client. L'atenció i la cortesia, el servei de primer nivell faran que el client torni de nou.
• Planificació i la capacitat de distingir el principal del secundari. En qualsevol negociació, és important parlar breument i amb claredat, sense aprofundir en els detalls del segon pla. Els empresaris solen tenir un temps limitat, per la qual cosa no hauríeu de preparar monòlegs llargs per a reunions importants.
• Les relacions comercials no han d'interferir amb les personals. Fins i tot si no li agrada una persona, això no vol dir que no pugui ser útil en un sentit empresarial. La manifestació d'una actitud benèvola i solidària, un interès sincer pels arguments de l'interlocutor permetrà una reunió productiva.
• Honestedat i transparència de les intencions. Durant les negociacions, cal comportar-se amb sinceritat, confirmant les seves paraules amb fets i estadístiques. Al cap i a la fi, qualsevol acte deshonest per aconseguir un tracte rendible pot soscavar permanentment la confiança del soci i danyar la reputació.
• Coneixement dels conceptes bàsics de l'etiqueta empresarial.

El vídeo següent explica les 5 regles bàsiques de la comunicació empresarial.